Vous souhaitez acheter une machine à mettre sous enveloppe ? Afin de vous fournir des informations complètes sur le sujet de la mise sous pli, nous avons rassemblé pour vous quelques conseils et informations utiles.
Qu'est-ce que la mise sous pli ?
La mise sous enveloppe est une étape importante du traitement du courrier. Les documents tels que les factures sont imprimés, pliés, collés, affranchis et remis au service postal. Au cours de ce processus, les machines de mise sous pli se chargent d'assembler les documents de plusieurs pages, de les plier selon différentes techniques de pliage et de les mettre sous pli, c'est-à-dire de les insérer dans des enveloppes de différents formats.
Conseil : testez le papier au préalable !
Selon la tâche à accomplir, des enveloppes spéciales, dites enveloppes automatiques, sont nécessaires : dans le processus de traitement industriel du papier, les propriétés de surface et le comportement au pliage des types de papier utilisés sont particulièrement importants. C'est pourquoi nous recommandons de commander à l'avance des machines à perforer les enveloppes à titre d'essai.
Quels sont les avantages d'une machine à perforer les enveloppes ?
Ce n'est pas seulement pour les grandes quantités de lettres que le traitement manuel du courrier commercial quotidien n'est pas rentable - même pour les petites et moyennes quantités de lettres, l'achat d'une machine à mettre sous enveloppe peut s'avérer rentable. Nous recommandons nos appareils conviviaux et robustes pour les moyennes et grandes quantités de courrier. Pour les petites quantités de lettres, nous proposons des modèles d'entrée de gamme parfaits.
De nombreuses entreprises impriment chaque jour un grand nombre de confirmations de commandes, de factures ou même de lettres de relance. À cela s'ajoute la correspondance quotidienne avec les clients : plus une entreprise a de clients, plus le nombre de documents à traiter est important. De nos jours, les clients s'attendent à recevoir une lettre traitée avec soin et dans les délais. C'est pourquoi, outre la rapidité, la sécurité du processus de mise sous pli est également importante. Les processus automatisés de traitement du courrier utilisant des machines à perforer les enveloppes augmentent considérablement la fiabilité du traitement du courrier. Ces facteurs garantissent la précision et la présentation de la communication épistolaire, ainsi que la satisfaction des clients.
Le temps, c'est de l'argent
Enfin, le coût joue un rôle majeur dans le processus. Par rapport au traitement manuel, l'envoi d'enveloppes à l'aide d'une machine à mettre sous enveloppe est nettement moins coûteux à long terme. Cependant, toutes les tâches ne peuvent pas être effectuées par une machine : l'application d'autocollants ou l'envoi d'enveloppes avec des formats spéciaux sont difficiles à automatiser et devront donc être effectués à la main à l'avenir.
Bien entendu, les entreprises peuvent également communiquer par courrier électronique dans de nombreux cas. Elles doivent toutefois garder à l'esprit que les courriels sont parfois perdus et que le client doit souvent imprimer lui-même le document pour le traiter. Cela n'est pas toujours apprécié. L'externalisation des processus d'impression est également rejetée par de nombreuses entreprises pour des raisons de sécurité - et elles optent donc délibérément pour un traitement automatisé du courrier en interne. Dans ce cas, les machines à affranchir et les machines à remplir les enveloppes sont les outils parfaits pour traiter le courrier sortant quotidien.
À quoi faut-il veiller lors de l'achat d'une machine à mettre sous enveloppe ?
Avant de prendre une décision d'achat, vous devez définir vos besoins le plus précisément possible - Francotyp-Postalia se fera un plaisir de vous conseiller : quel volume de courrier quotidien souhaitez-vous traiter, quelles sont les pointes de charge dues à l'impression régulière (factures, lettres de relance...), et combien de documents envoyez-vous en un seul passage et dans une seule enveloppe ? Ces facteurs déterminent, par exemple, le nombre de cycles et le nombre de stations d'alimentation de la machine à remplir les enveloppes. Un stockage en couches pour les lettres peut également s'avérer nécessaire. La qualité du papier et sa manipulation doivent être testées si nécessaire.